• Kalinka Carvalho

Você é um Bagunceiro Digital?

Você já deve ter reparado que é cada vez maior o número de informações que recebemos. A cada dia uma nova rede social aparece. Documentos agora são recebidos de forma digital. Nos atualizamos através dos sites de grandes jornais e revistas, que antes comprávamos na banca. Sim o mundo está digital e com ele vem também a bagunça digital.

Imagem: Pixabay


O fato é que ela é muito mais fácil de ser escondida, pois quando desligamos nossos smartphones, computadores e notebooks, ela magicamente some. Porém para que você garanta produtividade todos os dias, as informações digitais devem ser organizadas, assim você encontra com facilidade tudo que precisa. E vamos falar sério essas maquininhas são tão inteligentes que automatizam várias coisas na nossa vida. Então temos que aproveitar o máximo delas para que possamos ser mais produtivos e ter tempo para aproveitar a vida.


O que é organização digital afinal? É organizar os arquivos e dispositivos digitais, assim como sua vida online, trazendo um melhor gerenciamento das suas informações e controle do seu tempo.


Primeiro vamos mapear algumas coisas? Tem computador, smartphone, notebook, tablet? Quantos? Todos eles estão organizados? Se precisa de uma informação sabe onde encontrar? Faz backups dos seus arquivos periodicamente? Se roubarem seu celular você tem seus dados sincronizados na nuvem? Sabe todas as suas senhas? Quantos e-mails tem? Quais são suas redes sociais de trabalho e pessoais? Nossa Kalinka, quantas perguntas! Mas é assim mesmo, muitas pessoas acreditam que organização digital é colocar arquivos na pastinha, e vai muito além disso. É necessário criar um sistema, um processo, um fluxo para que tudo esteja organizado e você encontre a hora que precisa a informação.


Os principais benefícios da organização são:

1. gerenciar melhor todas as informações que chegam até você;

2. usar seu tempo em tarefas e projetos importantes;

3. usar as redes sociais de maneira adequada sem perder o foco;

4. ter controle dos seus e-mails;

5. encontrar com facilidade e rapidez seus arquivos;

6. manter suas informações seguras;

7. mobilidade para trabalhar de onde quiser;

8. conseguir compartilhar e trocar informações com qualquer pessoa em qualquer lugar e suas informações da palma da sua mão.


Então vamos ao que interessa, como organizar minha bagunça digital?


1. Destralhe: assim como na organização física na digital também é necessário eliminar o lixo, pois nos não podemos perder tempo organizando coisas que não servem para nada. Minha sugestão é começar pela pasta downloads. Ela é na verdade uma pasta de arquivos temporários, após o uso do arquivo eles devem ser arquivados em uma pasta especifica ou ser jogado fora na lixeira. Está aí outra pasta que deve ser olhada com carinho, como o próprio nome já diz ela é a lixeira, então é lixo. E deve ser esvaziada com frequência. Ao esvaziar essas duas pastas verá que “ganhará” mais espaço.


2. Crie categorias: você melhor do que ninguém já se conhece não é mesmo? Quais arquivos que sempre baixa, como “costuma” nomeá-los. Está na hora de criar o que chamo de pastas bases, ou seja, aquelas pastas básicas onde teremos que “encaixar” o que precisamos arquivar. Para os meus clientes eu faço a taxonomia. Ela é o estudo científico responsável por determinar a classificação sistemática de diferentes coisas em categorias. Veja abaixo a minha, se inspire e crie a sua (papéis da vida, responsabilidades, tarefas):


Fonte: Arquivo Pessoal Kalinka Carvalho


3. Identificação: quando vou organizar pastas para clientes, vejo uma grande variação de nomes. Exemplo: aniversário, nivers, festa... É necessário criar um padrão na nomenclatura dos arquivos. Escolha nomes que sejam fáceis e intuitivos de encontrar. Para organizar fotos por exemplo eu uso o esquema: ano_mes_dia_evento (Exemplo: 2018_01_01_ano_novo). Eu uso tudo em caixa baixa e sem espaço para não ocupar a memória do computador, usando uso "_" (underline) ou "-" (tracinho).





4. Backup: agora que está tudo organizado e padronizado, você deve criar o hábito de fazer backup uma vez por semana para garantir que seus arquivos estejam sempre atualizados e caso aconteça algo você possa recuperá-lo. Backup é a cópia fiel, idêntica do que você tem, ele é fundamental é muito importante para não perdermos nossas preciosas informações. Use HD’s externos ou sistemas de nuvem como

- Dropobox

- Google Drive

- OneDrive


Nāo use CD's, DVD's ou pen drives para backups. Elas são na verdade mídias de transporte de conteúdo, para que possa passar um arquivo de um lugar para o outro e não armazenar eles.


A organização digital é fundamental para todo empreendedor, colher informações, referências e estar em constante aprendizados. Lembre-se de criar o seu sistema e escolher os melhores aplicativos e ferramentas.

Já tem um post aqui no blog falando: Como escolher o Melhor Aplicativo para se Organizar? Lá eu conto quais as ferramentas acredito ser essenciais e dou dicas de aplicativos.


E aí gostou das dicas? Afinal você é um bagunceiro digital?

Kalinka Carvalho

Consultora em Organização e Produtividade


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