• Kalinka Carvalho

Ter uma Agenda é fundamental para ser mais Produtivo.

O cérebro é feito para pensar e não para armazenar disse David Allen, criador do método GTD (Getting Things Done) e autor do livro A Arte de Fazer Acontecer. Nós estamos acostumados a “guardar” as informações no nosso cérebro, que por muitas vezes nos esquecemos de fazer algo. Por isso, que é tão importante anotar as coisas.


Foto extraído do site Freepik


Há pessoas que podem discordar e dizer que se lembram de todos os seus compromissos e das coisas que precisam fazer. E até podem conseguir, mas estão desperdiçando energia, poderiam usar a mente para coisas mais uteis como: ter ideias, criar projetos ou encontrar a solução de problemas.


Resumindo sua mente é para ter ideias, não para guardá-las. Nossa memória é insuficiente para guardar tanta informação e a agenda irá nos ajudar nesse processo, além disso irá liberar nossa mente para que possamos usá-las em outras atividades. Então vamos aprender nesse artigo a importância de ter uma agenda e como usá-la da melhor forma. Anotar, ajuda a manter a atenção e a agenda pode ser a ferramenta que está faltando para sua organização pessoal.


Podemos chamar de agenda ou planejador pessoal a ferramenta que usamos para organizar nossos compromissos e tarefas. Temos que tirar os afazeres e preocupações de nossa cabeça, pois eles geram estresse, ansiedade e falta de tempo. Abaixo segue algumas funções de uma agenda:

  • Anotar compromissos (Ex: reuniões, médicos, eventos, ou seja, tudo que tem data e hora marcada);

  • Anotar tarefas (Ex: relatórios, análises, criações de conteúdos, lições de casa, ou seja, ações que precisam ser realizadas). Lembrando que às vezes essas tarefas não dependem somente de nós e sim de outras pessoas;

  • Anotar contatos (Ex: telefones, e-mails e endereços);

  • Anotar aniversários ou datas importantes (Ex: aniversário da prima, aniversário de casamento);

  • Anotar lembretes (Ex: precisa comprar, tenho que ligar etc.);

  • Verificar o calendário (Ex: dias da semana e feriados).

E vale ressaltar aqui que existe diferença entre o conceito agenda e a ferramenta agenda. A agenda serve para anotar compromissos, ou seja, tudo que tem hora a data marcada e a lista de tarefas para listar tudo que preciso ser feito, mas não há data e hora marcada. Sendo assim você pode usar uma agenda, um planner, um caderno, um bullet jornal, um aplicativo, um software para organizar seus compromissos e suas tarefas. O mercado oferece uma infinidade de opções, vamos conhecer alguns tipos?


a) Digital: uma das mais famosas é o GOOGLE AGENDA por causa da facilidade da mobilidade e sincronização.


Mas temos outras como OUTLOOK, APLICATIVOS nativos e para baixar no celular e até SOFTWARES.


b) Papel: no começo do ano são as mais procuradas pois as pessoas querem se organizar. Temos as convencionais e os planners:


  • Agenda permanente: é aquela que pode ser usada em qualquer ano pois não vem escrito o dia da semana. O bom dela é que você pode usar em qualquer ano, mas se começou a usar e depois parou, nada de usá-la novamente, pois já tem coisas anotadas lá e poderá se confundir.

  • 1 dia por folha: nessa agenda cada dia ocupa uma página inteira. Geralmente nesse tipo podem vir escrito os horários, assim pode anotar as tarefas ou compromissos pela hora.

  • 2 dias por folha: nesse tipo de agenda aparecem dois dias na mesma página.

  • semanal: você se organiza podendo observar os compromissos da semana inteira.

  • mensal: você consegue visualizar o mês inteiro. Geralmente são menores e mais finas.

  • caderno: há pessoas que não se adaptam a agenda e preferem ter um caderno para anotar tudo.

  • planners: exemplo RedFax, Franklin Planner e Filofax. E hoje encontramos muitos modelos no mercado nacional como Cartões Gigantes, Fina Ideia e Wishplanner.


Escolher uma agenda ou planner não é uma tarefa fácil. Ela precisa se adequar ao seu perfil: Você é analógico ou digital? Opções não faltam. Se você for do perfil analógico, considere que tenha uma capa que represente quem é você e seja resistente, de um bom tamanho para que possa levar a todos os lugares. No perfil digital escolha uma opção que permita a sincronização, isso irá facilitar a sua vida.

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Depois de escolher a agenda, está na hora de usar, anote tudo e mantenha as informações atualizadas, lembre-se de sempre revisar se as tarefas já foram realizadas. A agenda foi feita para ser usada e não guardada!

Uma dica: diferencie os compromissos pessoais e profissionais usando cores. Espero que tenham gostado das dicas! E me conta qual modelo de agenda você usar? Eu sou a do planner.


Kalinka Carvalho

Consultora em Organização e Produtividade

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