• Kalinka Carvalho

Dicas para criar uma Rotina de Trabalho mais Produtiva


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Todo mundo sonha em ser produtivo e dar conta de tudo. Posso de contar um segredo? Você nunca vai terminar, existem atividades que precisarem ser feita todos os dias ou em uma certa frequência. No entanto existem tarefas que sāo feitas apenas uma vez ou poucas vezes. Entender o tipo da tarefa faz com que você consiga criar uma rotina de trabalho produtiva.


Hoje vou dar algumas dicas de como organizar essa rotina de trabalho:


1) Liste as atividades do dia a dia, coisas que nāo acabam. Exemplo: responder e-mails, fazer orçamentos, criar conteúdos etc. (Tudo sobre o seu negócio)


2) Liste as atividades de projetos que está realizando no momento. Exemplo: um trabalho específico, uma atividade que é relacionada a uma demanda específica de algum cliente. (Também focada no seu negócio)


As atividades que chamamos de administrativas são aquelas do dia a dia, como responder e-mails, atender os clientes, entre outras dependendo do seu negócio. Elas nunca irão acabar então é necessário que crie uma frequência para elas, que podem ser diariamente, semanalmente, quinzenalmente, mensalmente e anualmente. Lembre-se que tudo vai depender do seu negócio, planejamento é fundamental na vida pessoal e profissional.


Existem ainda as atividades ou tarefas que fazem parte de um projeto, ou seja, tem começo, meio e fim. Se está fazendo algum produto ou prestando um serviço para algum cliente, após terminar essa atividade se encerra, correto?


É importante criar um fluxo de trabalho, para se ter uma organização dentro da empresa, lembre-se que sua organização pessoal tem que estar em dia. Separar as horas de trabalho das de descanso, ter foco e não procrastinar.


Então vamos a mais uma dica, coisas que você sempre faz da mesma forma, pois são frequentes, você pode criar checklists, ou seja, um passo a passo do que sempre faz. Com isso, toda vez que uma atividade desse “tipo” chegar, é só pegar o checklist e fazer da mesma forma para não ter erro. Verá que isso irá economizar tempo e recursos no seu dia a dia.


Dicas que farão seu dia a dia ser muito mais produtivo:

- Tenha um gerenciador de compromissos (agenda) e de tarefas;

- Crie horários específico (blocos de respostas) para responder os prospects e clientes nos e-mails e redes sociais;

- Use listas e checklists para te ajudar no dia a dia;

- Deixe espaços na agenda para imprevistos e descanso;

- Defina um foco para cada dia da semana. Exemplo: reuniões terças e quinta, cuidar do financeiro sexta-feira, cuidar do administrativo segunda-feira etc.;

- Aprenda a delegar. Algumas atividades não precisam ser necessariamente feitas por você.


A divisão dos tipos de tarefas e agrupamento faz você garantir o foco. Exemplo, tarefas que devam ser feitas no computador, então o horário que estiver nele, veja toda listinha daquele contexto. Exemplos @rua, @computador, @e-mails, @ligações, @reuniões etc. Dá para criar diferentes contextos dependendo do seu negócio.


E por último precisamos usar a tecnologia a nosso a favor, automatizar os processos e usar os recursos digitais para otimizar a gestão de suas tarefas. Já escrevi aqui no blog sobre organização digital e como escolher o melhor aplicativo para se organizar, se ainda não viu, vale a pena conferir para criar um processo que seja realmente eficiente no seu negócio.








Sucesso! E Empreenda com IMPACTO!


Kalinka Carvalho

Consultora em Organizaçāo e Produtividade





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